Over 5 jaar zijn virtuele datarooms standaard bij overnames

Redactie team, Brookz | October 13, 2015

Vergeet het kamertje met ordners of het per email heen en weer sturen van vertrouwelijke documenten bij bedrijfsovernames. Ook bij MKB-transacties steeds vaker gebruik gemaakt van virtuele datarooms. ‘Een logische stap in de verdere professionalisering van deze markt.’

Bedrijfsovernames

 Vorig jaar vond een unieke deal plaats in de Nederlandse automobielbranche. Het Amerikaans- Canadese Sator LKQ, een beursgenoteerde aanbieder van auto-onderdelen, nam binnen twee maanden in één transactie vijf verschillende Nederlandse grossierbedrijven over. Voorwaarde voor het slagen van deze deal was dat alle vijf bedrijfsovernames zouden doorgaan binnen de gestelde deadline.

Zelf een bedrijf (gedeeltelijk) overnemen? Bekijk hier het complete aanbod op Brookz.

Omdat het ondoenlijk was om binnen dit korte tijdsbestek vanuit vijf locaties fysiek met ordners heen en weer te slepen, besloot Sator als kopende partij, zelf een virtuele dataroom (VDR) in te richten. De dataroom bestond uit een speciaal ingericht online platform waar alle benodigde documenten die van belang waren voor het boekenonderzoek digitaal werden verzameld en beschikbaar gesteld. Op deze wijze hadden de verschillende dealteams van Sator snel en te allen tijde toegang tot de benodigde informatie. Mede daardoor is het uiteindelijk gelukt om alle vijf bedrijfsovernametransacties – en daarmee dus ook de totale deal – binnen twee maanden tot een goed einde te brengen.

Kostenbesparing

Een virtuele dataroom is in feite de digitale variant van een fysieke dataroom; meestal een tijdelijk ingerichte kamer vol met ordners en documenten ten behoeve van het boekenonderzoek. Nadeel van zo’n kamer is dat de informatie vaak niet goed is gestructureerd, documenten zoek kunnen raken, dat er slechts één partij tegelijk naar de informatie kan kijken, en dat later geen duidelijk overzicht en bewijs meer voorhanden is van wat rondom de deal ter beschikking is gesteld en wie wat heeft bekeken. Dat wil naderhand nog wel een juridische problemen geven. Volgens Luc van Daele, managing partner van bedrijfsjuridische dienstverlener Legadex, het bedrijf dat verantwoordelijk was voor het inrichten van de Sator-dataroom, laat deze casus goed zien wat de voordelen zijn van een VDR. ‘Met deze dataroom was alle benodigde informatie op één plek en voor de verschillende dealteams 24 uur per dag toegankelijk. Bovendien goed beveiligd via versleutelde wachtwoorden en volledig te controleren door de opdrachtgever.’ Daarnaast leverde de dataroom ook nog eens een belangrijke kostenbesparing. Van Daele: ‘Uiteindelijk bespaar je minimaal 50% aan uren voor afstemmen, overleg en heen en weer reizen.’

Professionalisering overnamemarkt

Het fenomeen virtuele datarooms is niet nieuw: de eerste virtuele datarooms werden begin jaren negentig al in de Verenigde Staten ingezet bij gecompliceerde bedrijfsovernametransacties en zijn inmiddels standaard in de internationale M&A praktijk. Maar ook in de MKB-overnamemarkt is er de laatste tijd steeds meer belangstelling voor virtuele datarooms. Hoewel de meeste klanten van Legadex vooral bestaan uit private equity fondsen, beursgenoteerde ondernemingen en grotere familiebedrijven, krijgt Legadex de laatste tijd ook steeds vaker opdrachten vanuit het MKB. Volgens Van Daele een gevolg van de professionaliseringsslag die op dit moment in het MKB plaatsvindt. Dat geldt voor de bedrijfsvoering in zijn algemeenheid, maar ook rondom de verkoop van een bedrijf of het verkrijgen van (her)financiering. Van Daele: ‘Bij al deze transacties speelt het goed structureren van het proces en informatie-uitwisseling een cruciale rol. Want niet alleen potentiële kopers maar ook banken, investeerders en andere financiers willen tegenwoordig zo volledig mogelijk inzage in alle cruciale bedrijfsinformatie.’

Dataroom-management

Tot voor kort waren de kosten voor het inrichten van een virtuele dataroom voor veel MKB-bedrijven een drempel. Maar als gevolg van SaaS en cloudsoftware zijn de technische kosten de laatste jaren fors gedaald. Zo kan Legadex volgens Van Daele al vanaf zo’n tienduizend euro op het eigen VDR platform een virtuele dataroom inrichten inclusief ondersteuning. Die dienst kan rechtstreeks worden geleverd aan het bedrijf dat in de verkoop staat maar ook aan de overnameadviseur die is ingeschakeld en de deal professioneel wil voorbereiden. Van Daele: ‘De technische kant is ook niet zo spannend, er zijn wereldwijd ruim 200 aanbieders van VDRsoftware. Waar het om gaat is het inrichten van het proces, het verzamelen en digitaliseren van de documenten en uiteraard het dataroom-management zelf: wie heeft wanneer, hoe lang en tot welk gedeelte toegang tot de informatie?’

Vooral dat laatste aspect is volgens Van Daele cruciaal en levert voor de opdrachtgever interessante inzichten op. Zo kan een opdrachtgever bijvoorbeeld zien welke partij hoe lang naar bepaalde gedeeltes van de informatie heeft gekeken. Dat kan iets zeggen over de mate van interesse en daarmee wellicht de bereidheid om een bepaalde prijs te betalen. Daarnaast kan informatie eenvoudiger gefaseerd worden vrijgegeven, afhankelijk van de voortgang van de onderhandelingen. Vooral als een directe concurrent zich als potentiële koper heeft gemeld is er altijd het risico van het verzamelen van bedrijfsgevoelige informatie.

Compliance en aansprakelijkheid

Kijkend naar de toekomst verwacht Van Daele dat het onvermijdelijk is dat ook bij grotere MKB-transacties gebruik wordt gemaakt van virtuele datarooms. Naast de reeds genoemde voordelen speelt namelijk nóg een belangrijk aspect: compliance en aansprakelijkheid. Van Daele: ‘Kennis over wie, welke informatie, wanneer heeft gezien is cruciaal bij discussies over aansprakelijkheid op basis van de juistheid en volledigheid van de verstrekte informatie.’

De toenemende aandacht voor compliance en aansprakelijkheid is volgens Van Daele ook de opmaat voor de trend van adhoc naar permanente virtuele datarooms. Van Daele: ‘In feite heb je dan geen tijdelijke maar een continue ingerichte dataroom met daarin alle belangrijke documenten, contracten en financiële bedrijfsinformatie. Afhankelijk van de aanleiding (een bedrijfsovername, financieringsaanvraag of accountantscontrole) kan selectief toegang worden gegeven aan de gebruikers. Ik ben ervan overtuigd dat ook in de MKB-markt over vijf jaar virtuele datarooms de normaalste zaak van de wereld zijn.’

Zelf een bedrijf (gedeeltelijk) overnemen? Bekijk hier het complete aanbod op Brookz.

Redactie team, Brookz

De redactie van Brookz bestaat uit een team van deskundige en ervaren auteurs op het gebied van bedrijfsovername, groei en financiering. De redactie is onafhankelijk en schrijft objectief over nieuws, trends en ontwikkelingen in de Nederlandse overnamemarkt. 

artikel delen

Snel en succesvol uw bedrijf verkopen?

Anoniem je bedrijf verkopen via Brookz

Plaats een anoniem verkoopprofiel op Brookz en bereik in korte tijd meer dan 20.000 potentiële kopers!