Misschien ken je dit beeld wel van films, waarin 's nachts in een geheim donker kamertje allerlei informatie uit de diepste krochten werd opgedoken. Ietwat gechargeerd, maar tot voor kort was dit ook de realiteit voor het due diligence-onderzoek bij bedrijfsovernames.
Tot voor kort, want de virtuele dataroom voor boekenonderzoek is inmiddels niet meer weg te denken. Maar hoe werkt zo’n dataroom?
Waarom een virtuele dataroom?
Digitaal archief
De tijd dat je voor informatie door hele stapels papier moest spitten, of een verzoek moest doen bij een archief, is op z’n retour. Het merendeel van al het papierwerk is inmiddels gedigitaliseerd en met een druk op de knop binnen handbereik. Een virtuele dataroom is de ideale plek om alle gevonden informatie te bundelen tijdens het boekenonderzoek.
Transparant
De verkoper heeft de plicht om potentiële kopers alle informatie te verstrekken die nodig is om een overname te doen. De virtuele dataroom geeft toegang aan zowel verkoper als koper, inclusief alle adviseurs. Hierdoor heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie. Als er vragen zijn over de informatie kunnen deze eenvoudig online worden gesteld en beantwoord. Zo is er een transparant en herleidbaar overzicht van alle meldingen in de dataroom.
Tijdsbesparing
Een dataroom kan versnellend werken in het overnameproces, omdat er geen tijd verloren gaat aan het ophalen en openen van gegevens. Bovendien hebben beide partijen een goed overzicht van de totale documentatie, waardoor de zoektocht tijdens de due diligence aanzienlijk kan worden verkort.
Bewijsmateriaal
Een zo volledig mogelijke dataroom is belangrijk bewijsmateriaal bij eventuele claims. Het komt nog wel eens voor dat de koper een claim indient, omdat de bedrijfsovername anders uitpakte dan op voorhand werd verwacht. Als verkoper kun je een koper alleen zo goed mogelijk informeren, zodat hij een besluit kan nemen. Hij is zelf verantwoordelijk voor dat besluit en de virtuele dataroom kan bewijzen dat jij er als verkoper alles aan hebt gedaan om dat te ondersteunen.
Hoe werkt een virtuele dataroom?
Alle relevante informatie voor de bedrijfsovername verzamel je in de virtuele dataroom. Dit zijn alle financiële, juridische en andere bedrijfsdocumenten, die nodig zijn voor een transactie bij de overdracht van een bedrijf. Een overzichtelijke mappenstructuur bevordert de vindbaarheid. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de volgende mappen:
- Algemene gegevens van de onderneming;
- Financiële informatie, waaronder financiële overzichten;
- De loonlijst en informatie over de organisatie;
- Informatie over pensioen;
- Fiscaal overzicht;
- Juridische documentatie.
Kosten virtuele dataroom
Je kunt bij verschillende partijen terecht voor het inrichten van een virtuele dataroom. De kosten van zo’n online omgeving zijn afhankelijk van de hoeveelheid informatie die in de dataroom wordt opgeslagen. Vanuit kostenperspectief gebeurt het daarom regelmatig dat bij relatief kleinere overnames belangrijke informatie buiten de dataroom om wordt gedeeld. Maar bij een miljoenenovername kan een virtual dataroom een voordeel zijn vanwege de transparantie en om de vaart in de overname te houden.
