Do's en don'ts bij de opvolging van een accountants- of administratiekantoor

In de wereld van accountancy- en administratiekantoren speelt opvolging een steeds grotere rol. Met de vergrijzing die de sector treft, is het voor eigenaren essentieel om tijdig na te denken over de toekomst van hun kantoor.

'Wij spreken dagelijks eigenaren die tot de ontdekking komen dat ze eigenlijk niet vroeg genoeg kunnen beginnen met het denken over de opvolging van hun kantoor', zegt Mark Boelens, directeur van BANVO, Belastingadvies- en Administratiekantoren Netwerk Voor Ondernemers.

DO'S:

Begin op tijd:

Het is nooit te vroeg om na te denken over opvolging. Hoe eerder men begint met plannen, hoe meer tijd er is om een geschikte opvolger te vinden en de overdracht voor te bereiden. 'Het is begrijpelijk dat veel ondernemers zich richten op de dagelijkse gang van zaken, maar het is van cruciaal belang om ook vooruit te kijken en een strategie te ontwikkelen voor de toekomst van het kantoor. Met BANVO vragen wij vaak een commitment van 6 jaar, al is dit natuurlijk in goed overleg', aldus Boelens.

Identificeer potentiële opvolgers:

Kijk binnen het eigen kantoor naar geschikte kandidaten voor opvolging. Investeer in hun ontwikkeling en zorg ervoor dat ze klaar zijn om de leiding over te nemen wanneer dat nodig is. 'Veel eigenaren komen er namelijk te laat achter dat er geen geschikte opvolger op het kantoor rondloopt en zijn dan genoodzaakt om buiten het kantoor te zoeken. Een zoektocht die heel veel tijd en energie kost, die je als ondernemer liever elders in steekt natuurlijk. Wij hebben bijvoorbeeld voor aangesloten kantoren fulltime sourcers in dienst die op zoek zijn naar geschikte MBI-kandidaten, om zo de eigenaar echt een zorg uit handen te kunnen nemen.'

Maak een plan:

Ontwikkel een duidelijk plan voor de overdracht van het kantoor. Dit omvat onder andere het vaststellen van een tijdlijn, het identificeren van taken en verantwoordelijkheden, en het plannen van training en overdracht van kennis. 'Veel eigenaren denken er pas over na op het moment dat de eerste stappen misschien al moeten worden genomen. Wij merken dat eigenaren er dan heel veel baat bij hebben als ze hierover kunnen sparren met kantoren uit ons netwerk die dit eerder hebben meegemaakt.'

Communiceer openlijk:

Houd medewerkers op de hoogte van de plannen voor opvolging en betrek hen bij het proces. Open communicatie kan angst en onzekerheid verminderen en het draagvlak voor de verandering vergroten. 'Juist wanneer je al tijdig alles geregeld hebt, geef je de medewerkers ook een bepaalde rust. Dat merken wij ook bij onze kantoren, wanneer ze aansluiten. Na de eerste vragen beseffen ze ook direct dat dit betekent dat de toekomst van het kantoor, en dus ook hun baan, voor de komende jaren gecontinueerd is.'

DON'TS:

Uitstelgedrag:

Stel het plannen van de opvolging niet uit. 'Het kan verleidelijk zijn om het probleem voor zich uit te schuiven, maar hoe langer je wacht, hoe moeilijker het kan worden om een geschikte opvolger te vinden en de overdracht voor te bereiden.'

Te veel veranderingen tegelijkertijd doorvoeren:

Probeer niet te veel veranderingen tegelijkertijd door te voeren tijdens de overgangsperiode. Dit kan verwarring veroorzaken en de stabiliteit van het kantoor in gevaar brengen. 'Juist de continuïteit garanderen is ontzettend belangrijk. Uiteindelijk Iedere verandering, hoe klein ook, brengt toch vragen met zich mee. Wij vinden het daarom belangrijk om het DNA en de werkcultuur van het kantoor daarom te behouden, ook wanneer er een nieuwe opvolger klaar staat.'

Het plannen van de opvolging van jouw accountants- of administratiekantoor vergt tijd, toewijding en zorgvuldige planning. Boelens: 'Uiteindelijk wil je als eigenaar de zaken goed achterlaten, dat vraagt tijd.'