De belangrijkste juridische documenten rondom een overname

Bij iedere overname komen onvermijdelijk een aantal juridische documenten om de hoek kijken. Dat begint met een geheimhoudingsovereenkomst en eindigt vaak met het koopcontract. We zetten de belangrijkste documenten even op een rij.

#1 Geheimhoudingsovereenkomst (Non-disclosure agreement - NDA)

Iedere overname begint met verkennende gesprekken. Hoezeer ook partijen elkaar slechts aftasten in dat stadium, al snel komen vertrouwelijke gegevens van de verkoper op tafel. Het delen van financiële kerncijfers - omzet, winst, prognoses, klantenbase - zijn nu eenmaal niet te vermijden om een stap verder te zetten. Hetzelfde geldt voor concurrentiegevoelige informatie omtrent de strategie en belangrijke contracten.

Ieder zichzelf serieus nemende verkoper laat zijn gesprekspartner daarom een geheimhoudingsovereenkomst (ook wel non-disclosure agreement genoemd) tekenen.

Zo’n overeenkomst is grotendeels gestandaardiseerd en daarom niet duur. Het bevat in ieder geval afspraken over:

• Het doel waarvoor partijen vertrouwelijke informatie delen
• Duur van de overeenkomst
• Uitzonderingen op de geheimhouding (bijvoorbeeld als de informatie openbaar is of van overheidswege wordt opgeëist)
• Boete bij schending (optioneel)
• Teruggave en vernietiging van de informatie

Wie een advocaat een NDA op maat wil laten maken, betaalt daar in in de regel 400 tot 800 euro voor.

#2 Intentieverklaring of Letter of Intent

Na de verkennende gesprekken kiezen partijen er vaak voor om een intentieverklaring of Letter of Intent (LOI) op te stellen. In dit stadium is er nagenoeg altijd overeenstemming over de belangrijkste deal terms die in de LOI worden opgenomen, zoals:

• Prijs
• Vorm van betaling
• Moment van levering
• Recht op DD: due diligence (boekenonderzoek)
• Tijdspad overname tot aan closing
• Op te nemen (standaard-) garanties
• Op te stellen Transactiedocumentatie (minimaal een koopovereenkomst)
• Rol van verkoper na overname
• Geheimhouding
• Exclusiviteit

Waarom kiezen partijen ervoor dit vast te leggen? Belangrijkste reden voor de koper is exclusiviteit. Maar voordat een verkoper bereid is om met één partij verder te gaan, moet die wel het vertrouwen hebben dat het tijdrovende proces tot een deal leidt. Vandaar dat de belangrijkste deal terms moeten zijn afgekaart. 

Net als bij de NDA, is het bij kleinere deals (<5 mio) vaak de financieel adviseur die een LOI opstelt. Meestal zijn zij bekend met de standaard elementen van de LOI, en vragen zo nodig om advies bij een advocaat in hun netwerk. Bij grotere deals zijn direct advocaten betrokken en zullen zij verantwoordelijk zijn voor de LOI.

#3 Due Diligence rapport

Na het boekenonderzoek (Due Diligence) komt er een Due Diligence-rapport. Naast (eventueel) technische en financiële DD is natuurlijk ook specifieke aandacht voor de contracten. Iedere koper wil weten wat de looptijd is van contracten, of er mogelijk claims zijn te verwachten of er belangrijke vergunningen zijn of dat de Belastingdienst met een flinke naheffing kan komen. Om maar wat te noemen.

De uitkomst van de DD kan een grote impact hebben op de uiteindelijke koopovereenkomst. Want als er tijdens de DD blijkt dat er risico’s zijn die partijen nog niet eerder hadden geïdentificeerd dan zal de koper specifieke garanties en/of vrijwaringen eisen van de verkoper.

#4 De koopovereenkomst aandelen

De koopovereenkomst aandelen (ook wel share purchase agreement genoemd) is het sluitstuk van de transactie. Bij hele kleine overnames willen partijen deze overeenkomst nog wel eens overslaan, en op basis van mondelinge afspraken direct naar de notaris stappen voor een akte van overdracht.

Dat mag goedkoop zijn, het is niet aan te raden. Zelfs de meest basale koopovereenkomst die een notaris in de la heeft liggen is de moeite waard van het opstellen waard, omdat er standaard garanties in zijn opgenomen, die voor iedere koper van belang zijn. Zoals de garantie dat de verkoper bevoegd is de aandelen over te dragen en dat er bijvoorbeeld geen pandrecht rust op de aandelen. 

Bij deals vanaf enkele honderdduizenden euro’s stellen partijen doorgaan een uitgebreidere koopovereenkomst op, op basis van onderhandelingen. Advocaten inventariseren de risico’s, die leiden tot het formuleren van garanties en vrijwaringen. Bij grotere overnames dikken koopovereenkomsten aan tot documenten van vele tientallen tot honderden pagina’s.

#5 Aandeelhoudersovereenkomst

Als bij een overname een deel van de bestaande aandeelhouders blijft zitten (bijvoorbeeld bij een management buy-in), moeten partijen de bestaande aandeelhoudersovereenkomst openbreken. Dit is bijna altijd maatwerk, want de nieuwe aandeelhouder zal in onderhandelingen bijvoorbeeld hebben bedongen hoeveel zeggenschap hij krijgt, of zijn aandelen overdraagbaar zijn en zo ja: onder welke condities. Daarnaast is er nog een waslijst aan andere voorwaarden die onderhandelbaar zijn, zoals non-concurrentie, de management fee de benoeming van bestuurders en commissarissen en het dividendbeleid.