Het belang van werkkapitaalbeheersing

Als er dit jaar één ding duidelijk geworden is voor veel ondernemers, dan is het wel dat in tijden van economische tegenslag een duidelijk overzicht van omzet- en kostenposten van essentieel belang zijn voor de voorbestaan van een bedrijf.

Minstens net zo belangrijk is het om een goed overzicht van het werkkapitaal te hebben. Dit is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Toch zijn er een aantal zaken waar men op kan letten om dit zo overzichtelijk mogelijk te maken. Een optimaal werkkapitaal maakt een onderneming wendbaarder en dus kan een economische tegenslag beter worden weerstaan.

Omzet en werkkapitaal

De meest voor de hand liggende, maar tegelijkertijd één de belangrijkste, waarschuwingssignalen zijn teruglopende verkoopcijfers. Waar de meeste ondernemers wel eens één of twee 'tegenvallende' maanden hebben meegemaakt, is het maandenlang en structureel teruglopen van de omzet natuurlijk een duidelijke indicatie dat de onderneming zich negatief aan het ontwikkelen is.

Om die reden is het belangrijk om reeds in een vroegtijdig stadium te analyseren hoe de omzetontwikkeling verloopt. Dit zal voor veel ondernemingen verschillend zijn, maar bijvoorbeeld een klant die van de ene op de andere maand veel minder afneemt, verdient de nodige aandacht. Voor ondernemingen die zowel eenmalige als ook recurring omzet hebben, is de ratio tussen beide belangrijk om in de gaten te houden. Een juiste classificatie van de omzet is dan ook essentieel en dient goed in de administratie ingeregeld te worden. Nog steeds kijken veel ondernemers naar de bankrekening om te beoordelen hoe de onderneming er voor staat. Echter, een omzetdaling gaat vaak gepaard met een vrijval in het werkkapitaal. In dat geval duurt het een tijdje voordat dat op de bankrekening zichtbaar wordt.

Anderzijds, waar een extreme groei in eerste oogopslag vaak op een positieve ontwikkeling lijkt, kan dit ook een bedreiging vormen. Indien de onderneming niet op deze plotselinge groei is ingericht, zal de toenemende werkkapitaalbehoefte als gevolg van deze groei al snel tot een liquiditeitskrapte kunnen leiden. Daarnaast leidt een te heftige groei ook vaak tot andere problemen. Er is een reële kans dat focus op andere belangrijke onderdelen verloren wordt. Leveringsproblemen leiden tot ontevreden klanten en ontevreden klanten betalen vaak later de rekening. Daarnaast zullen leveringskosten toenemen (bijv. retourzendingen). Dit vergroot de liquiditeitskrapte nog verder.

Voorraden

Veel ondernemers hebben geen sluitende voorraadadministratie met als gevolg dat de voorraad geleidelijk aan steeds verder uitdijt of juist dat op sommige moment 'nee' verkocht dient te worden. Zeker voor ondernemingen die een veelheid aan producten verkopen en spare parts leveren, is het van belang om een goede voorraadadministratie te hebben. Een regelmatige analyse van de omlooptijden van verschillende voorraad onderdelen geeft snel een goed inzicht in producten die hard lopen of juist niet. Hierop kan het bestelproces snel en doelmatig op worden aangepast.

Debiteuren

Achterstallige debiteuren aanmanen is voor veel ondernemers een niet-geliefde activiteit. Het is nooit leuk, en soms zelfs ongemakkelijk, om achter je geld aan te moeten zitten. Toch is het belangrijk. Een onderneming met €10 miljoen omzet en debiteurentermijn van 1 maand, kent een vast kern van debiteuren van circa €1 miljoen (inclusief BTW). Als de debiteurentermijn oploopt naar 1,5 maand is deze vast kern al €1,5 miljoen en dient er dus €500K meer gefinancierd te worden. Een oplopende debiteurentermijn kent als bijkomend nadeel dat er al deels BTW afgedragen dient te worden, terwijl de debiteuren nog moeten betalen. Daarnaast is een te laat betalende debiteur, niet zelden een ontevreden debiteur. Hoe eerder je in contact raakt met de klant, hoe groter de kans dat de ontevredenheid nog weggenomen kan worden.

Crediteuren

In tijden van neergang zie je dat ondernemingen snel genegen zijn om crediteuren later te gaan betalen. Helaas bedienen ook veel multinationals zich op deze wijze van werkkapitaalbeheersing, waardoor veel ondernemers in liquiditeitsproblemen dreigen te geraken. Desondanks is het ook voor ondernemers belangrijk om te beoordelen of de crediteurentermijn nog optimaal is. Het komt regelmatig voor dat er korting verkregen kan worden bij snelle (of contante) betaling. Dit is vaak erg aanlokkelijk om het rendement van een onderneming verbeteren, zeker in vergelijking met de huidige lage rentestand.

Voorbeeld: 2% betalingskorting bij betaling binnen 7 dagen met een normale betalingstermijn van 30 dagen betekent 2% * 365 : (30 -7) = 31,7% effectieve rente!

Uiteraard moet er wel voldoende liquiditeit zijn om ook daadwerkelijk sneller te kunnen betalen. Nu een betalingskorting incasseren, maar later in de maand de salarissen of belastingen niet meer kunnen betalen is natuurlijk niet de bedoeling. Een overzicht van crediteuren die betalingskorting aanbieden in combinatie met een liquiditeitsforecast kan hierbij uitkomst bieden

Conclusie

Werkkapitaalbeheersing zou een vast onderdeel moeten zijn voor een onderneming in haar streven om financieel optimaal te opereren. Nog te vaak is het werkkapitaal bij veel ondernemingen een ondergeschoven kindje. Een optimaal werkkapitaalbeheer (voorraden, debiteuren en crediteuren) maakt een onderneming weerbaarder in economisch lastige tijden, maar ook in tijden van uitbundige groei.