De Collaborative methode in business

Uit verschillende onderzoeken en ontwikkelingen blijkt dat geschiloplossingen via de rechter meer zullen worden gecombineerd met, of vervangen door, andere methoden van oplossen van conflicten. Veel van deze methoden hebben de signatuur van mediation, maar wijken daar ook van af. 

Soms op belangrijke onderdelen. Steeds vaker zullen methoden van geschilbeslechting in het ADR (Alternative Dispute Resolution) spectrum specifiek worden toegesneden op de voorliggende casus. In het spectrum van methoden voor conflictoplossing loopt de lijn van volledige invloed op proces en uitkomst (als partijen samen gaan overleggen) naar geen enkele invloed op proces en uitkomst (in een gerechtelijke procedure).

In een mediation onderhandelen partijen zelf onder leiding van een neutrale en onpartijdige bemiddelaar (de mediator) in een transparant proces. Conflictpartijen hebben de volledige controle over dit proces en het staat ze vrij om op ieder moment de mediation te beëindigen.

Rechtszaken

Afhankelijk van de casus kan voor een methode gekozen worden. Er wordt echter thans nog veel te vaak gekozen voor een oplossing via de rechter. Dat is een proces dat heel veel tijd kost, relatief duur is en waarbij de rechter alleen over het voorliggende geval beslist, overwegend op juridische gronden. Alle andere aspecten (waaronder fiscale en praktische) en andere conflicten blijven onopgelost.

Een ander vervelend aspect is dat gerechtelijke procedures openbaar zijn. In veel gevallen is een andere methode zoals bijvoorbeeld mediation of collaborative practice, voor conflictoplossing beter: sneller, maatwerk, goedkoper, alles wordt besproken, de relatie wordt zoveel mogelijk bewaakt, partijen houden zelf volledige invloed op het proces. In een mediation praten partijen met elkaar, in een gerechtelijke procedure praten de advocaten met de rechter

Met 1,6 miljoen rechtszaken tegenover 50.000 mediations valt er in Nederland nog veel winst te halen voor het bedrijfsleven door een betere afweging te maken van de methode waarop zij een conflict oplossen. Daarover zijn bedrijven, advocaten én rechters het tegenwoordig in belangrijke mate wel eens.

Het gaat dan bijvoorbeeld om ruzies tussen aandeelhouders, directie, commissarissen, vennoten, samenwerkingspartners en binnen ondernemende families. Dat blijkt uit een onderzoek (uitgevoerd door ZAM – ACB en het Montaigne Centrum voor Rechtspraak (UU), gepubliceerd 30 november 2018) naar de kansen en belemmeringen voor zakelijke mediation in Nederland. Maar ook het aantal rechtszaken in erfeniskwesties is de laatste jaren geëxplodeerd. En ook daar zijn betere geschiloplossingsmethoden beschikbaar.

Een belangrijke boodschap voor ondernemend Nederland: als je de verkeerde weg inslaat voor het oplossen van een conflict dan is zelfs de beste voorbereiding contraproductief. 

Gezag op basis van kennis, ervaring en juiste conflictanalyse

Een mediator, wil hij (daarmee wordt hier ook zij bedoeld) effectief zijn, moet proactief zijn en de regie in handen nemen. Daarin is hij enerzijds kwetsbaarder en anderzijds vrijer dan een rechter, die sterker kan leunen op de inbreng van advocaten en deskundigen, maar ook meer vastzit aan vaste procedures. Wil de mediator dat kunnen doen en het vertrouwen krijgen van zijn klanten, dan is het noodzakelijk dat hij gezag heeft dat gebaseerd is op inhoudelijke kennis en uitgebreide ervaring.

Dat een mediator de taal spreekt van de omgeving waarin het conflict speelt zou daaraan ook ten goede kunnen komen. De mediator die een duidelijke inhoudelijke inbreng heeft, gaat verder dan bij een faciliterende mediation wenselijk wordt geacht. Hij treedt in het onderhandelingsdomein van partijen. Er vindt dan een uitruil plaats tussen geïnformeerde besluitvorming en de perceptie door partijen van de mediator als neutrale procesbegeleider. Dat werkt vaak belemmerend.

Het is van belang dat de mediator snel tot een juiste conflictanalyse komt: waar draait het precies om, wat voor informatie is nodig, welke type oplossingen zijn mogelijk? Hoe meer inhoudelijke kennis en ervaring, hoe beter een mediator deze inschatting kan maken. Het vraagt het vermogen om vanuit een brede blik, met meerdere perspectieven, naar de situatie te kijken. Dat vraagt in complexere situaties wel erg veel van een mediator. In een multidisciplinair team is aanzienlijk meer kennis en ervaring op het conflict terrein. Een team neemt eigenlijk altijd een beter geïnformeerde beslissing.

Collaborative Practice

De Vereniging van Collaborative Professionals (VvCP) vierde vorig jaar haar tienjarige bestaan. In 1990 is de methode van Collaborative Practice in de US ontwikkeld. Op dit moment maken duizenden advocaten, coaches en financiële professionals over de hele wereld gebruik van deze methode.

In een standaard Collaborative wordt een team gevormd door de partijbegeleiders, een coach en een financieel deskundige. Het team tekent er met de deelnemers voor om samen de beste oplossing voor de klanten te bereiken. Alle teamleden trekken zich terug als het doel niet wordt bereikt (de diskwalificatieclausule). Daardoor hebben de klanten de absolute zekerheid dat het team zich uitsluitend en volledig richt op het zo snel mogelijk bereiken van de beste oplossing voor alle deelnemers; zonder achterdeur (van een gerechtelijke procedure).

De focus van het team, de multidisciplinaire samenwerking en de vertrouwde omgeving waarvoor alle teamleden zich maximaal inzetten, alles is er op gericht zo snel mogelijk een zo goed mogelijk resultaat te bereiken.

Collaborative methode in het ADR-spectrum

De methode kan dus bij conflicten op vele (rechts-)gebieden een belangrijke rol gaan spelen. Juist daar waar de situatie of de oplossing complex is of waar het wantrouwen hoog is, er meerdere partijen zijn met uiteenlopende belangen of waar de belangen groot zijn, kan een Collaborative een uitstekende oplossing bieden.

Een kenmerk van conflicten is dat daar eigenlijk altijd drie aspecten bij betrokken zijn: emotioneel, juridisch en financieel/fiscaal. Zeker ook bij echtscheidingen en ondernemers- en nalatenschapsconflicten is dat het geval. Voor goede oplossingen is het dus belangrijk dat aan deze drie aspecten de noodzakelijke aandacht wordt besteed. In een Collaborative worden zoveel mogelijk deze drie aspecten aan (de onderhandelings-)tafel behandeld. Met deze deskundigheid aan tafel kunnen alle oplossingsrichtingen ook direct aan tafel besproken worden. Alle teamleden werken in het belang van alle deelnemers zodat snel aan slimme oplossingen kan worden gebouwd.

De markt heeft dus behoefte aan snelheid, stevige regie en een bedrijfsmatige en integrale aanpak van conflicten door ervaren en inhoudelijk deskundige mediators, in een methode binnen het ADR-spectrum. Een brede blik vanuit meerdere perspectieven kan zeer behulpzaam zijn bij een juiste conflictanalyse en -behandeling en voor het opstellen van het juiste team. De Collaborative methode geeft daartoe prima oplossingen.